Was heisst es eigentlich eine “Basisdigitalisierung” zu machen? Folgendes pragmatische Vorgehen und Tools haben sich bewährt, um ein Unternehmen überhaupt in die Lage zu versetzen, teilweise digital arbeiten zu können.

Aber gerade im Handwerk gibt es natürlich auch viel Analoges, das Sinn macht und nicht unbedingt geändert werden muss.

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Drei Tools

Folgende drei Tools haben sich bewährt, wenn es darum geht, grundsätzlich die Voraussetzung für digitales Arbeiten zu schaffen.

1. Elektronische Projektdossiers

  • Daten zu aktuellen Projekten werden statt auf dem lokalen Fileserver in der Cloud gespeichert. Dadurch kann von überall her auf Projektdokumente zugegriffen werden. Ordner und Dokumente können per Link sicher geteilt werden.
  • Tool: managed Nextcloud (oder OneDrive, falls Microsoft 365 bereits vorhanden)

2. Digitalisierung von existierenden Formularen

  • Papier-Formulare elektronisch abbilden
  • PDF-Formulare mobile-fähig machen
  • evtl. inkl. einfacher elektronischer Unterschrift
  • Tool: JotForm

3. Elektronisches Board

  • Visualisierung und Priorisierung der verschiedenen Arbeiten und Projekte in einem elektronischen Board (Kanban Board)
  • Tool: Trello

Mobile Kommunikation

  • Für die interne Kommunikation das Mail um einen Messenger ergänzen (und das oft verwendete unsichere WhatsApp ablösen)
  • Tools: Signal Messenger oder Microsoft Teams (falls bereits vorhanden)

Consulting

  • Analyse der existierenden Prozesse
  • allenfalls Anpassung der existierenden Prozesse
  • Zusammenhängen der eingesetzten Tools
  • Backup sicherstellen
  • Zugriffsrechte definieren und umsetzen
  • Schulung
  • Also das eigentliche Consulting 😉

Die Beratung braucht es, um existierende Prozesse in Frage zu stellen. Jedes Digitalisierungsprojekt stellt die alten Muster in Frage und ist deshalb in erster Linie ein Change-Projekt!


Mobile Geräte (Hardware)

In der Werkstatt oder von unterwegs muss auf die Daten zugegriffen werden können. Nicht immer genügt es, oder ist es erwünscht, die privaten Smartphones zu verwenden.

  • Der Situtation angepasste Hardware evaluieren (z.B. robuste Tablets mit Stift, Smartphones)
  • Hardware beschaffen zusammen mit Partnerunternehmen

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