Mit der Einführung der digitalen Betriebsanleitung können Unternehmen nun Kosten sparen und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Rechenbeispiel

Eine Seite bedrucktes Papier kostet ca. CHF 0,05. Nehmen wir an, Sie produzieren 500 Maschinen im Jahr. Jede Anleitung umfasst 200 Seiten. Das ergibt 100.000 Blatt Papier nur für den Druck der Anleitungen. Durch die digitale Betriebsanleitung können Sie diese Kosten einsparen.

500 x 200 x CHF 0.05 = CHF 5’000.-

Digitalisierung

Doch nicht nur das Sparen von Kosten und der Umweltgedanke sprechen für die digitale Betriebsanleitung. Auch die Anpassung an die digitale Welt wird damit weiter vorangetrieben. Kunden können die Betriebsanleitung direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet abrufen und haben somit jederzeit und überall Zugriff auf die benötigten Informationen, auch die Aktualisierung der Betriebsanleitung ist einfacher und schneller durchzuführen.

Die EU-Maschinenverordnung bietet somit eine sinnvolle Lösung, um Betriebsanleitungen zeitgemäss und ressourcenschonend zu gestalten.

Unternehmen können Kosten sparen, Kunden haben jederzeit Zugriff auf die benötigten aktuellen Informationen und die Umwelt wird durch den Verzicht auf Papier geschont.

Wie können sich Unternehmen auf die neue EU-Maschinenverordnung vorbereiten?

Das Smartlabel System von BIT Consulting ermöglicht es, auf einfache Weise eine digitale Betreibsanleitung (und zusätzliche Informationen) mittels QR-Code zur Verfügung zu stellen.

Die Umstellung auf die digitale Betriebsanleitung erfordert von Unternehmen eine entsprechende Vorbereitung. Insbesondere müssen sie sicherstellen, dass die Anleitungen in einem strukturierten Format vorliegen, das den Anforderungen der neuen Verordnung entspricht. Die digitale Betriebsanleitung muss auch downloadbar sein.

Die oben genannten Einschränkungen können durch intelligente und strukturierte Softwarelösungen erfüllt werden. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass die Anleitungen versionierbar sind und einer definierten Produktcharge oder sogar Seriennummer zugeordnet werden können. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die richtige Version der Anleitung dem Kunden zur Verfügung gestellt wird und dass Änderungen an der Anleitung nachverfolgt werden können.

Mit der Downloadfunktion der Anleitung kann man dem Kunden einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf die benötigten Informationen ermöglichen. Eine solche Funktion sollte einfach zu bedienen sein und dem Kunden die Möglichkeit geben, die Anleitung in verschiedenen Formaten und Sprachen herunterzuladen.

• Digitales Typenschild
• Vorteile
• Demo
• Möglichkeiten
• Use Cases
• Weitere Informationen
• Preis

Digitales Typenschild (oder QR-Etikette)

Das analoge Typenschild ist die bekannte Plakette oder Aufdruck auf jedem Produkt, Verpackung, Maschine oder Bauteil. Der Hersteller dokumentiert seinen Namen, die Seriennummer und bestimmte Daten, wie sie die verschiedenen Normen und Richtlinien vorschreiben.

Ein digitales Typenschild (EN nameplate oder typeplate), oder Smartlabel, ist analog dazu ganz einfach ein personalisierter QR-Code (2D Barcode), mit dem man direkt zu den digitalen (Zusatz-)Informationen des Gerätes oder des Produktes mit einer bestimmten ID oder Seriennummer kommt.

BIT Consulting hat auf Basis von Nextcloud eine einfache und pragmatische Lösung für digitale Zusatzinfromationen für B2B und B2C entwickelt.

Vorteile

Beispiel

https://smartlabel.bit-consulting.ch/demo

Was kann die Smartlabel ID von BIT Consulting?

Neben den oben erwähnten dynamischen Dokumenten, können Offline-Produkte und -Geräte um Online-Services erweitert werden (B2B und B2C).
Es können auch Links hinzugefügt werden. Damit lassen sich entweder externe Applikationen aufrufen, oder eine (hierarchische) Navigation zu Untermodulen oder verwandten Komponenten erstellen.

Use Cases

Industrie

Wurde die Wartung lückenlos dokumentiert?
Wie kann ich den Hersteller bei Problemen erreichen?

Digitales Typenschild mit QR-Code

• Retrofit: Offline-Anlagen mit Online-Services ergänzen
• Elektronisches Wartungsprotokoll
• Serviceanleitungen
• Dokumente und Fotos/Videos «on the fly» mit der Serviceabteilung austauschen
• (hierarchische) Komponentenübersicht
• Leistungsdaten der Anlage
• Zertifikate und Bescheinigungen
• Kontaktinformationen

Elektrotechnik

Die Pläne sind schon wieder kaum mehr lesbar.
Wer hat die letzen Änderungen gemacht und wurden diese dokumentiert?

QR-Code am Schaltschrank, Wechselrichter, etc.

• Aktuelle und lesbare Pläne
• Änderungen dokumentieren
• Elektronisches Wartungsprotokoll
• Serviceanleitungen
• Foto- und Videounterstützung
• Komponentenübersichten
• Technische Daten zu Komponenten und Anlagen
• Kontaktinformationen

Büro

Wie bestelle ich neuen Toner?
Wo finde ich die Bedienungsanleitung der Telefonanlage?

QR-Code an Drucker, Kaffeemaschine, etc.

• Bedienungsanleitungen
• Anleitungen zur Störungsbehebung
• Störung melden
• Materialbestellung

Demo mit öffentlichen plus internen Daten ⬇️

Öffentliche Informationen (ansehen)

Jeder, der den QR-Code mit der Seriennummer oder ID scannt (oder die URL eingibt) kann freigegebene Informationen abrufen (read-only):

https://smartlabel.bit-consulting.ch/demo

• Spezifikationen
• Anleitungen
• Dokumentationen
• Zertifikate
• Kontaktinformationen
• Weiterführende Links
  • (z.B. zu Youtube Videos, Feedback-Formular, etc.)
• Wartungsprotokoll (read-only falls erlaubt)
• Foto-Upload (falls erlaubt)
• etc.

Interne Informationen (bearbeiten)

Besitzer, Servicetechniker, oder andere berechtigte Personen, können mit einem separaten QR-Code (oder über die Nextcloud App) weitere interne Informationen und Dokumente in einem geschützten Bereich abrufen, hinzufügen und und anpassen:

https://cloud.bit-consulting.ch/f/2808

Login: demo@bit-consulting.ch
PW: 1DemoUser$

• Wartungsprotokoll (Excel oder Word) direkt in der App bearbeiten
• Änderungen dokumentieren
  (PDF mit einer separaten App auf dem Tablet direkt annotieren)
• Foto- und Video- und Dokumenten-Upload
  • inkl. Dokumenten-Scanner
• Anfordern und Nachliefern von fehlenden Dokumenten direkt bei der Anlage vor Ort
• Reminder für Wartungsintervalle
• Generierte Daten anzeigen
• etc.

Detailinformationen ⬇️

Bearbeiten von Dokumenten

• Offline Bearbeitung von PDFs auf dem Tablet (mit Hilfe einer separaten App)
• Integrierte Online-Office-Funktionalität (funktioniert im Browser und in der Nextcloud App)
  • Excel, Word, Powerpoint
• Notifikation bei Änderungen an Dokumenten

Teilen

• Ordner und Dokumente können individuell geteilt werden
• Feingranulare Rechtevergabe
• Öffentliche und private Informationen

Aufgaben

• Möglichkeit Tasks zu erfassen
• Möglichkeit (wiederkehrende) Termine zu erfassen
  • und mit dem eigenen Kalender zu synchronisieren

Sicherheit

• Sichere und vielfach erprobte Open Source Software
• Serverstandort Deutschland (DSGVO konform)
• Managed Software (automatische Updates der Nextcloud)
• On Premise Installation möglich
• Automatische Backups des Systems

• Automatische Versionierung der einzelnen Dateien
• Individuelle Rechtevergabe der User
• Individuelle Passwort- und Rechtevergabe für einzelne Ordner und Files
• Mögliches Ablaufdatum für Links
• Optionale End-To-End-Verschlüsselung

Integration

• Verschiedene Clients
  • Desktop-Synchronisation
  • Android und iOS App
  • WebApp (Browser)
• Abruf der Dateien über WebDAV
• REST APIs
• ActiveDirectory Anbindung möglich
• Onedrive Datenspeicher kann angebunden werden

Installationsmöglichkeiten

• Software as a Service (SaaS), inkl. automatisierten Updates
• On Premises (auf dem eigenen Server)
• Verbindung von mehreren Nextclouds möglich (Federation)

Erweiterungen

• Sehr viele zusätzliche Nextcloud Erweiterungen für weitere Anwendugnsfälle verfügbar

Preis

Der Preis hängt von der Komplexität des individuellen Projektes ab (Integration in Umsysteme, automatische Generierung der QR Codes, etc.).

Ab ca. CHF 3000.- erhalten Sie eine einfache Lösung.

• Digitale Produktpässe sollen die Kreislaufwirtschaft vereinfachen
• EU-Maschinenrichtlinie erlaubt die digitale technische Dokumentation und Betriebsanleitung

BIT Consulting bietet schon jetzt ein einfaches System an, mit dem sich beides relativ einfach umsetzen lässt.

Mit einem Smartlabel System von BIT Consulting können bereits jetzt digitale Informationen über einen QR-Code verfügbar gemacht werden.

Der QR-Code für zu einer eindeutigen, personalisierten URL, wo Informationen zum Produkt oder Bauteil zur Verfügung gestellt werden. Das System kann auch für digitale Typenschilder verwendet werden.

Digitale Produktpässe im Rahmen des Aktionsplans zur Kreislaufwirtschaft

Ein digitaler Produktpass (DPP) ist in der EU in Planung und könnte bald Realität werden. Dieser Pass würde Herstellern, Verbrauchern und Recyclern gleichermassen Vorteile bringen, indem er wichtige Informationen über ein Produkt wie Herkunft, Eigenschaften, Energieeffizienz, verwendete Materialien und Umweltauswirkungen bereitstellt. Das Digital Product Passport wird insbesondere im Hinblick auf die Kreislaufwirtschaft (CircularEconomy) und das damit verbundene Recycling gefordert und soll den gesamten Produktlebenszyklus abdecken.

Green Deal: EU-Kommission will Ende der Wegwerfgesellschaft: https://germany.representation.ec.europa.eu/news/green-deal-eu-kommission-will-ende-der-wegwerfgesellschaft-2022-03-30_de

• Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft
• Vorschlag für eine Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte

Von der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zur Maschinenverordnung

Die Maschinenrichtlinie ist eine der wichtigsten Vorschriften der EU für Konstruktion, Technische Dokumentation und Fertigung. Die Verordnung deckt sowohl von Verbrauchern genutzte Maschinenprodukte als auch Industriemaschinen ab, die von schweren Baumaschinen bis hin zu vollständigen industriellen Produktionslinien reichen, sowie hoch digitalisierte Produkte beinhalten.

Die erste Version wurde bereits 1989 verabschiedet. Die Maschinenrichtlinie, wie wir sie heute kennen, wurde 2006 im Amtsblatt der EU veröffentlicht. Die letzte Überarbeitung wurde 2009 vorgenommen.

2021 hat die EU-Kommission ihren ersten Vorschlag zur neuen EU-Maschinenverordnung veröffentlicht. Die neue Maschinenverordnung soll Mitte 2023 in Kraft treten (mit einer Übergansfrist von 42 Monaten).

https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/de/ip_22_7741

Digitale Betriebsanleitung

Eine Forderung des EU-Parlaments war die Einführung einer digitalen Betriebsanleitung. Zwar ist es nun möglich digitale Anleitungen mitzuliefern, allerdings mit einigen Einschränkungen:

• Die digitalen Betriebsanleitungen müssen downloadbar und druckbar sein .
• Dies gilt auch für Maschinen, deren Anleitung in der Maschinensoftware eingebettet ist.
• Auf der Maschine und einem Begleitdokument muss angegeben werden, wie der Zugriff auf die Anleitung erfolgt.
• Auf Verlangen müssen weiterhin gedruckte Betriebsanleitungen ausgehändigt werden. Der Gesetzgeber sieht hier nun eine Frist von einem Monat vor.
• Für «non-professional users», ist es zwingend, Sicherheitsinformationen in Papierform zur Verfügung zu stellen

Folgende Elemente sind typisch für eine No-Code-Plattform:

• Drag-and-Drop
• Bausteine
• Vordefinierte Prozesse
• Templates

Auch Nicht-Programmierer sollen so Applikationen selber bauen und anpassen können.

No-Code bereits im Einsatz?

Vor 10 Jahren hat es für die Erstellung einer Website noch unbedingt einen Programmierer gebraucht. Heute gibt es eine Vielzahl von Editoren, womit auch ein Laie ohne Kenntnisse von HTML, CSS und Javascript eine Website erstellen kann.

Oder Online-Formulare, wie Microsoft oder Google Forms: Das sind auch spezifische No-Code Tools

No-Code bei BIT-Consulting

Gereade für die «Basisdigitalisierung«, verwende ich oft folgende No-Code Tools:

• JotForm
  • Elektronische Formulare mit dazugehörigen Apps und Automatisierungen
• Trello
  • Visualisierung von Task und Automatisierung von Aktionen
• Notion.so
  • Ein Ersatz (und mehr) für OneNote. Es lassen sich auch Datenbanken integrieren.
• Zapier / IFTTT
  • Vernetzung und Automatisierung von Cloud-Applikationen
• Airtable / NocoDB
  • Airtable erlaubt es Daten aus einer Datenbank unterschiedlich darzustellen.
    NocoDB ist die Open Source Alternative dazu.
• Zoho Creator
  • Das ist quasi eine Online-Datenbank mit einem Frontend. Damit lassen sich Web-(Apps) ganz ohne Code erzeugen.

Zukunft

No-Code Tools werden immer mehr an Bedeutung gewinnen und die Erstellung von einfacheren Applikationen demokratisieren.

Im Bereich der Website-Erstellung ist dies bereits geschehen.

«The future is No-Code» meint adalo.com hat in der Glaskugel dise Timeline für die Verbreitung von No-Code «gefunden». Vollkommen unrealistisch ist es nicht.

Einige No-Code Plattformen und Tools

Wissensmanagement

• Notion.so

Apps

• AppGyver.com
• Glideapps.com
• Bubble.io
• Retool.com
• Adalo.com
• Thunkable.com

Mischung aus Excel und Datenbank

• Creator.zoho.com
• Airtable
• NocoDB.com
• Baserow.io
• Ninox.com

Workflow Automatisierung

• n8n.io (Open Source)
• IFTTT.com
• Zapier.com
• Integromat.com

Websites

• Softr.com (Website aus Airtable Daten)
• Webflow.com
• Jimdo.com
• Wix.com

Chatbots

• Landbot.io

Alternativen

Wenn Office365 im Betrieb eingesetzt wird, bietet sich Microsoft Teams als Messaging-Plattform für die interne Kommunikation an.

Es gibt aber auch sichere (Open Source) Alternativen:

Der Signal Messenger bietet fast alle Möglichkeiten von WhatsApp und ist auch gratis und genau so einfach zu bedienen. Die Mitarbeiter müssen einfach alle die Signal App installieren.

Der sicherste MEssenger ist wahrscheinlich Threema. Die App ist allerdings nicht kostenlos.

Daneben gibt es noch weitere wie Telegram, Discord, etc.

Und wenn es trotzdem WhatsApp sein muss?

Um einfach mit gewissen Kunden kommunizieren zu können ist WhatsApp evtl. doch nötig (da die App fast überall bereits installiert ist).

Hier bietet sich z.B. ein separates WhatsApp Handy für die Firma an. Somit muss man auch keine private Hndynummer verwenden und Berufliches und Privates werden besser getrennt.

Aber gerade im Handwerk gibt es natürlich auch viel Analoges, das Sinn macht und nicht unbedingt geändert werden muss.

Drei Tools

Folgende drei Tools haben sich bewährt, wenn es darum geht, grundsätzlich die Voraussetzung für digitales Arbeiten zu schaffen.

1. Elektronische Projektdossiers

• Daten zu aktuellen Projekten werden statt auf dem lokalen Fileserver in der Cloud gespeichert. Dadurch kann von überall her auf Projektdokumente zugegriffen werden. Ordner und Dokumente können per Link sicher geteilt werden.
• Tool: managed Nextcloud (oder OneDrive, falls Microsoft 365 bereits vorhanden)

2. Digitalisierung von existierenden Formularen

• Papier-Formulare elektronisch abbilden
• PDF-Formulare mobile-fähig machen
• evtl. inkl. einfacher elektronischer Unterschrift
• Tool: JotForm

3. Elektronisches Board

• Visualisierung und Priorisierung der verschiedenen Arbeiten und Projekte in einem elektronischen Board (Kanban Board)
• Tool: Trello

Mobile Kommunikation

• Für die interne Kommunikation das Mail um einen Messenger ergänzen (und das oft verwendete unsichere WhatsApp ablösen)
• Tools: Signal Messenger oder Microsoft Teams (falls bereits vorhanden)

Consulting

• Analyse der existierenden Prozesse
• allenfalls Anpassung der existierenden Prozesse
• Zusammenhängen der eingesetzten Tools
• Backup sicherstellen
• Zugriffsrechte definieren und umsetzen
• Schulung
• Also das eigentliche Consulting 😉

Die Beratung braucht es, um existierende Prozesse in Frage zu stellen. Jedes Digitalisierungsprojekt stellt die alten Muster in Frage und ist deshalb in erster Linie ein Change-Projekt!

Mobile Geräte (Hardware)

In der Werkstatt oder von unterwegs muss auf die Daten zugegriffen werden können. Nicht immer genügt es, oder ist es erwünscht, die privaten Smartphones zu verwenden.

• Der Situtation angepasste Hardware evaluieren (z.B. robuste Tablets mit Stift, Smartphones)
• Hardware beschaffen zusammen mit Partnerunternehmen

Smarte PDF Formulare

Ausfüllbare Formulare sind nichts Neues. Oft möchte man aber HTML-Formulare haben, welche sich auf jedem Gerät komfortabel ausfüllen lassen.

Mit JotForm smart PDF lassen sich Formulare unabhängig vom PDF designen. Die Felder werden anschliessend auf das originale PDF-Formular gemappt. So kann man z.B. zertifizierte und ISO-konforme PDFs trotzdem komfortabel auf einem Smartphone ausfüllen lassen. Man kann sogar existierende PDF-Formulare importieren und die Felder automatisch erstellen lassen.

Am Schluss erhält man Daten zur Weiterverarbeitung in einer Tabelle (Datenbank), gleichzeitig aber auch als archivierbares PDF-Dokument.

https://www.jotform.com/products/smart-pdf-forms/

E-Unterschrift

Es gibt ein Modul, um eine einfache elektronische Unterschrift anzufordern.

Auf Bild zeichnen

Mit einem anderen Modul, lässt sich auf Bilder zeichnen und kommentieren. Diese kommenteierten Bilder lassen sich dann wiederum im smart PDF anzeigen.

JotForm Tabellen

JotForm Tabellen ist eine Mischung aus Datenbank und Tabellenkalkulation (ganz ähnlich wie Airtable). Alle Antworten eines Formulares können in einer Tabelle weiterbearbeitet werden.

https://www.jotform.com/products/tables/features/

Bedingte Logik für Online-Formulare

Alle Felder eines Formulares, wie auch die Navigation lassen sich mit Bedingungen steuern.

https://www.jotform.com/de/features/conditional-logic/

Workflows

Mit JotForm Approvals lassen sich komplexe Workflows abbilden.

JotForm Workspaces

Alle Daten können aber nicht nur in Tabellen, sondern auch in anderen Formaten visulisiert werden.

• Formular
• Tabelle,
• Karte (Kanban)
• Uploads
• Bericht (Report)

https://www.jotform.com/products/tables/workspaces/

JotForm Mobile

Mit der Android resp. iOS App

Datenschutz

JotForm ist zwar eine amerikanische Firma, man kann aber definieren, dass die Daten in einem Rechenzentrum in der EU gelagert und verarbeitet werden. Somit ist man DSGVO-konform unterwegs.

Support

Der Support ist sehr hilfsbereit und recht schnell. Es wird in Deutsch geantwortet.

Preis

JotForm gibt es in einer Gratisversion, welche schon sehr viele Funktionalitäten zur Verfügung stellt.

JotForm (gratis) ausprobieren

(affiliate Link)

Im Zentrum der Kampagne stehe die Website www.S-U-P-E-R.ch. Ferner werden auch kostenlose Webinare zu verschiedenen Themen angeboten.

Die Aktionswoche findet vom 3. bis zum 7. Mai 2021 statt. Jeder Tag soll dabei eines der Themen gemäss dem Merkwort SUPER abdecken.

Auf der Website ist auch ein kurzer Online-Security-Check vorhanden.

Organisiert wird die Aktionswoche von der Schweizerischen Kriminalprävention (SKP) in Zusammenarbeit mit dem Nationalen Zentrum für Cybersicherheit (NCSC), der Plattform «eBanking – aber sicher!» der Hochschule Luzern (HSLU), der Plattform für Internetsicherheit iBarry der Swiss Internet Security Alliance (SISA) sowie den kantonalen und städtischen Polizeicorps.

Hier kommt eine Mitarbeiter-App ins Spiel. Diese sind quasi ein mobiles social Intranet und Business Messenger in einem. Dabei gibt es diverse Out-of-the-Box-Lösungen mit mehr oder weniger Funktionalitäten. Einige sind eher für Grossunternehmen geeignet, andere besser für KMU.

Für KMU

• https://www.quiply.com/
• https://www.staffapp.ch/
• https://www.involve.ch
• https://mobile-employee-app.com
• https://www.appdialog.de
• https://www.lolyo.at/

Für grössere Organisationen

• https://www.beekeeper.io/de/
• https://staffbase.com/de/

Microsoft Teams als (mobiles) Intranet

Valo Connect erlaubt das Valo Intranet in Teams einzubinden: https://www.valointranet.com/valo-connect/

Einführung

Doch wie schafft man es, alle Mitarbeiter langfristig für eine neue Kommunikationsplattform zu begeistern?

1. Kommunikationsbedürfnisse klären
   Die Apps können viel mehr als nur informieren: Ob Document-Sharing, digitalisierte Schichtpläne, Chats oder Inline-Übersetzungen, ganze Prozesse werden digitalisiert und vereinfacht .
2. Experte als Ansprechpartner
   Es ist wichtig, einen Ansprechpartner auf der Produktseite zu haben, der das On-Boarding begleitet, Tipps gibt und die Feedbacks weiterleitet.
3. Geschäftleitung ins Boot holen
   Wenn die Geschäftsleitung von der App-Lösung überzeugt ist, hat man bereits gewonnen. Spätestens dann, wenn sie das Kommunikations-Tool selbst nutzen, wirkt dies auch ansteckend für die Belegschaft.
4. Power-User bestimmen
   Mit den digital affinen Mitarbeitern Firma kann man das Interesse der anderen Angestellten wecken. Die App-Enthusiasten sollen von Anfang an aktiv eingebunden sein und das Tool ausgiebig testen. Dann können sie auch die Kollegen begeistern und bei Problemen direkt helfen.
5. Relevante und ansprechende Inhalte kreieren
   Langweilige oder alte Beiträge werden nicht gelesen. Über verschiedene Features wie Streams, Chats oder Umfragen werden Mitarbeiter motiviert, sich aktiv einzubringen und so zu einer lebendigen Mitarbeiterkommunikation beizutragen.
6. Peer-to-peer und top-down
   Die Vernetzung soll unter den Mitarbeitern und über alle Hierarchistufen hinweg geschehen. Dabei muss das Management auch aushalten können, dass eine gewisse Eigendynamik entsteht, die nicht immer kontrollierbar ist.

Setzen Sie die Hürde für Cyber-Kriminelle so hoch, dass Sie nicht erpressbar sind. SCD-DNA ist eine Initiative der MOUNT10 AG unter Mitwirkung verschiedener Industriepartner.

Mehr unter: https://scd-dna.ch/

P.S.: Ich mache aktuell nicht beim Partnerprogramm von SCD-DNA mit. Dieser Eintrag ist lediglich eine Information, dass es diese Inititive gibt.